Добрый день.
Как правильно хранить электронные документы (налоговые отчеты, документы обмена с контрагентами)? Некоторые бухгалтеры считают, что при работе через оператора после отправки документа и завершения документооборота достаточно распечатать визуализированную печатную форму (в которой будет информация об электронной подписи) и подшить это в папку. Но ведь это будет только копией. А отчет по страховым взносам, например, нужно хранить аж 50 лет.
Есть Приказ Министерства Культуры РФ от 31 марта 2015 г. N 526 "Об утверждении Правил комплектования...архивных документов". В частности, в нем говорится:
• в организации должно быть не менее двух экземпляров каждой единицы хранения электронных документов, которые находятся на разных физических устройствах;
• компания должна иметь технические и программные средства для воспроизведения, копирования, перезаписи электронных документов, контроля их физического и технического состояния;
• компании нужно обеспечить надежный режим хранения электронных документов, который исключает их утрату, несанкционированную рассылку, уничтожение или искажение содержания (п.2.30 правил).
Но этот Приказ отвечает не на все вопросы. А главное, что мне непонятно: что именно считать электронным документом?
Организация должна иметь возможность при необходимости подтвердить юридическую значимость электронных документов, то есть — подлинность электронной подписи на момент подписания документа. Что для этого нужно, и как это сделать?
Мы используем Сбис-онлайн, и понятно, что наши документы хранятся на серверах Тензора - но, случись что там с ними, виноваты будем мы.
Я, на всякий случай, скачиваю эл.документы из Сбис, в составе:
1) Документ XML
2) Файл "SGN"
3) и дополнительно куча всяких служебных файлов:
klerku.JPG
(108kb) загружен 8 раз(а). - этого достаточно? И все ли из этого нужно? (в данном примере - отправленные клиенту по реализации в его адрес накладная и счет-фактура)
Еще вычитала в статье о сроках хранения, что также нужно хранить сертификаты эл.подписи, которой документы были подписаны. Это что нужно хранить - какую-то распечатку? Или флешку, которую используем для подписания, или файл с этой флешки?